Вашингтон

Требуется подтверждение e-mail адреса!

Требуется подтверждение e-mail адреса! Письмо с инструкцией выслано на адрес электронной почты, указанный при регистрации

Cookies

Отключены cookie-файлы!

Для корректной работы сайта необходимо разрешить использование cookie-файлов.

Cookies

Для оптимизации дизайна и быстродействия наших веб-сайтов используются cookie-файлы. Продолжая посещение веб-сайта, вы соглашаетесь на использование cookie-файлов.

Ок

Деловое письмо на английском: правила написания в бумажном и электронном виде

998
0

Знание правил официальной переписки на английском пригодится для заявок на поступление в зарубежную школу или университет, поездку на летнюю или зимнюю школу за границу, сдачи ЕГЭ, переписки с зарубежными партнёрами. В статье мы расскажем, как написать деловое письмо или e-mail на английском языке.

Структура бумажного письма

Есть девять обязательных элементов, без которых не обойтись при написании официального письма на английском языке:

Образец структуры делового письма
Образец структуры делового письма

Адрес отправителя: первое, что указывается в письме – это ваш адрес. Его пишут в правом верхнем углу листа.

Дата: под адресом вы указываете дату составления письма. Не забудьте пропустить строку между адресом и датой.

Адрес получателя: после даты пишется адрес получателя. Он располагается в левой половине письма ниже адреса отправителя и даты написания письма.

Приветствие: Расположено под адресом получателя. Над и под приветствием сделайте отступ размером в строку.

Тема письма: как и e-mail, официальное письмо должно иметь тему или причину, по которой вы обращайтесь к получателю.

Основная часть: здесь находится основной текст письма. Запомните правило: одна мысль – один абзац. В конце основной части обозначьте, какие действия вы ожидаете от адресата после того, как он получит письмо.

Заключение: перед заключением не забудьте сделать отступ. Подробнее о том, как правильно закончить письмо, читайте далее.

Подпись: подпись ставится после заключительной фразы вашего письма вручную.

Ваше имя печатными буквами: под подписью укажите имя и фамилию.

Как написать приветствие

Начните официальное письмо с обращения «Dear». Запрещены слова вроде «hi» или другие неформальные приветствия. Если вы хотите сделать письмо более строгим, не обращайтесь к адресату по имени, ограничьтесь фамилией. В некоторых ситуациях обращение по имени допустимо: если вы знаете человека лично или он настоял на обращении по имени. В остальных случаях, придерживайтесь следующих правил:

  • Sir и Madam – начните письмо с обращения «Dear Sir or Madam» в случае, если не знаете имя получателя: когда вы пишете в администрацию университета и не знаете, кто прочтёт письмо.
  • Mr, Mrs, Dr и др. – когда знаете имя получателя, обращайтесь к нему по фамилии с использованием титула или звания, если таковые имеются. Если адресат мужчина используйте сокращение Mr.+фамилия: «Mr. Smith», если женщина – сокращение Ms.+фамилия – «Ms.Smith». Исключение составляют случаи, когда вы знаете, что получатель имеет титул или звание, например «Dr.Smith» или «Captain Smith».

Как написать заключение

Есть несколько способов закончить письмо:

  • Yours faithfully – используется, если вы начали письмо словами «Dear Sir or Madam».
  • Yours sincerely – пишется, если в начале письма вы обратились к адресату по имени.
  • Yours truly – используется, если вы знакомы с получателем, но не встречались в реальной жизни. Обращение используется в основном в Америке.

Не забывайте, что в конце заключительной фразы должна стоять запятая.

Правила написания электронных писем

Электронные письма считаются менее формальными, чем бумажные, но это не значит, что в них можно использовать фамильярные выражения или сленг. Вы должны быть вежливыми, даже если в форме письма допускаются некоторые вольности.

Обязательные пункты в электронном письме:

Ваш e-mail адрес

Заведите отдельный ящик для профессиональных целей, таких как написание писем в приёмную комиссию университета или потенциальным работодателям.

Адрес со смешным названием не произведет впечатление на адресата, он может не воспринять ваше письмо всерьез. Воспользуйтесь следующим шаблоном для e-mail адреса: имя.фамилия.@emailprovider.com

Тема

В этой строке нужно кратко изложить суть электронного письма. Не делайте описание слишком подробным – укажите главное. Данная строка играет важную роль – именно она может привлечь внимание получателя и выделит ваше письмо среди других.

Избегайте в теме письма слов «Urgent!» или «Attention!», если ваша ситуация не требует незамедлительного ответа. Если вы пишете, что письмо срочное, а это на самом деле не так, это разозлит получателя.

Приветствие

Если вы хотите придерживаться официального стиля в электронном письме, то придерживайтесь рекомендаций для официального бумажного письма.

Если вы уже вели переписку – обратите внимание, как человек подписывал письма: письмо было подписано именем и фамилией – придерживайтесь такого же формата при обращении. Запомните, что обращаться к адресату нужно также, как он обращается к вам: если его письмо начинается с «Dear», ваш ответ также должен начинаться с этого слова. Если письмо начинается с «Hi», вы вправе ответить также.

Другим вариантом приветствия, который можно отнести как к формальному, так и неформальному, является «Good day» и «Good evening». Оно чуть более дружественное и личное, нежели «Dear».

В случае менее официального общения, допускается поприветствовать адресата словами «Hello» или «Hi».

Подпись

Электронные письма носят более неформальный характер, чем бумажные, поэтому подпись «Yours sincerely» будет смотреться странно. Если вы начали электронное письмо в более официальном стиле, то имеет смысл придерживаться его до конца.

Если вы использовали неформальное приветствие, выберите один из вариантов:

– Best wishes,

– Kind regards,

– Best regards,

– All the best,

– Thanks,

– Many thanks,

Последние два больше подходят для случаев, когда вы обращаетесь к получателю с просьбой или намерением узнать ответ на вопрос. Не забудьте, что в конце каждой из этих фраз должна стоять запятая.

Если у вас настроен шаблон, который ставится в конце электронных писем автоматически, убедитесь, что его содержание является приемлемым для вашего адресата. Забавные подписи и картинки недопустимы для использования в официальном письме.

Правила хорошего тона

Ещё 4 совета по написанию официального письма:

  • Не используйте разговорную лексику и сленг.
  • Пишите по делу: если хотите, чтобы ваше письмо дочитали до конца, излагайте мысли короче и яснее.
  • Перечитывайте письмо перед тем, как отправить: там не должно быть ошибок – они могут подорвать ваш профессиональный имидж!
  • При написании электронных писем, старайтесь без необходимости не прикреплять документы, а также не использовать смайлики и эмоджи 🤓.

Мы надеемся, что данные советы помогут показать себя профессионалом в деловой переписке.

Хотите знать больше? Записывайтесь на курсы и индивидуальные занятия по английскому языку!

Предыдущая записьСледующая запись
Поделиться с друзьями:

Связанные записи

Как сдать IELTS с первого раза: Listening и Reading

Сертификат IELTS понадобиться будущим студентам англоязычных программ и эмигрантам для поиска работы в Великобритании, Канаде, Австралии и Новой Зеландии. Экзамен можно сдавать неограниченное количество раз, но за каждую попытку придётся заплатить. Мы подготовили советы по подготовке к IELTS для тех, кто намерен сдать его с первого раза.

Курсы английского языка для начинающих

TeachMePlease подобрал 10 курсов, которые помогут выучить английский язык с нуля. В обзоре очное обучение в группах для взрослых слушателей в Москве, Санкт-Петербурге, Казани и Ижевске.

Изучение английского языка: очно или удалённо

Каждый, кто хотя бы раз интересовался изучением английского языка, мог задаться вопросом: что лучше, очное или удалённое обучение? Поговорим о преимуществах и недостатках обоих способов изучения английского языка.

Связанные курсы

Комментарии0

Войдите или зарегистрируйтесь, чтобы оставлять комментарии Войти